YEAR 13 / 2017 Syllabus - Lesson 07 : අරමුණු ඵලදායි ලෙස ලඟාකරගැනීම සඳහා සැළසුම් සකස් කිරීම | Planning for achieving objectives effectively

LESSON OBJECTIVES

1. සැළසුම්කරණය අර්ථ දැක්වීම
2. සැළසුම්කරණ ක්‍රියාවලියේ පියවර පෙල ගැස්වීම
3. සැළසුම්කරණ ක්‍රියාවලියේ එක් එක් පියවර පැහැදිලි කිරීම
4. සැළසුම්කරණයේ මූළධර්ම පැහැදිලි කිරීම
5. සැළසුම්කරණයේ වැදගත්කම
6. සැළසුම්කරණයේදී පැන නගින ගැටලු හා සීමා
7. සැළසුම්කරණ ක්‍රියාවලියේ පියවර අනුගමනය කරමින් පවතින ගැටලුවක් සඳහා සැළසුමක් සකස් කිරීම

සැළසුම්කරණය අර්ථදැක්වීම | Definition of Planning

ආයතනයක පරමාර්ථ හා අරමුණු ස්ථාපනය කිරීමත් ඒවා සාධනය කරගැනීමට කටයුතු සකස් කිරීමත් සැළසුම්කරණය ලෙස හැඳින්වේ.

සැලසුම්කරණ ක්‍රියාවලියේ ප්‍රධාන ක්‍රියාකාරකම් | Steps in Management Process

Setting Goals : පරමාර්ථ ස්ථාපිත කිරීම - සංවිධානයේ දැක්ම, මෙහෙයුම් ප්‍රකාශය ආදිය පදනම් කරගෙන පරමාර්ථ හඳුනාගෙන ස්ථාපිත කල යුතුය.

Setting Objectives & Strategies : පරමාර්ථ හා අරමුණු - පරමාර්ථවලට අනුරූප වන පරිදි ඉදිරි කාලයේදී සාක්ෂාත් කරගත යුතු අරමුණු (Objectives) හා එම අරමුණු සාක්ෂාත් කරගැනීම සඳහා උපයෝගී කරගත හැකි උපායමාර්ග (Strategies) හඳුනාගෙන ස්ථාපත කලයුතුය

Analysis of the Business Environment : ව්‍යාපාරික පරිසරය විශ්ලේෂණය - මෙහිදී, අභ්‍යන්තර පරිසරයද (Internal Environment), ආසන්න පරිසරයද (Task Environment) සාර්ව පරිසරයද (Macro Environment) විශ්ලේෂණය කොට ශක්තීන් (Strengths) හා දුර්වලතාද (Weaknesses) තර්ජන (Threats) හා අවස්ථා (Opportunities) හඳුනාගත යුතුය. මේවා SWOT විශ්ලේෂණයක් ලෙස ගොණුකල හැකිය.

Resources Analysis : සම්පත් විශ්ලේෂණය - මෙහිදී ස්ථාපනය කරන ලද පරමාර්ථ හා අරමුණු හා උපායමාර්ග ක්‍රියාත්මක කිරීමට අවශ්‍ය සම්පත් මොනවාද? ඒවා සෑහෙන පමණින් තිබේද? අලුතින් අත්පත් කරගත යුතු සම්පත් මොනවාද යන්න විශ්ලේෂණය කොට සැලසුමට ඇතුලත් කරගත යුතුය. මූල්‍ය සම්පත්, මානව සම්පත්, භෞතික සම්පත්, තාක්ෂණික හා බුද්ධිමය සම්පත් මෙම විශ්ලේෂණයේදී සළකා බැලේ. මෙම විශ්ලේෂණයෙන්ද ආයතනයේ අභ්‍යන්තර පරිසරයේ ශක්තීන් හා දුර්වලතා හඳුනාගැනීමක් සිදුවේ (සම්පත් පිලිබඳව ). ඒවාද SWOT විශ්ලේෂණයට එක් කොට, එය වඩාත් ප්‍රයෝජනවත් කරගත හැකිය.

Opportunities & Threats : අවස්ථා හා තර්ජන හඳුනාගැනීම - යාවත්කාලීන කරන ලද SWOT විශ්ලේෂණය ආධාරයෙන් ව්‍යාපාරය විසින් ස්ථාපනය කරගන්නා ලද අරමුණු (Objectives) හා උපායමාර්ග (Strategies) සාක්ෂාත් කරගැනීමේදී සහය විය හැකි අවස්ථා (Opportunities) හා ගැටලු  ඇති කල හැකි තර්ජන (Threats) පැහැදිලිව හඳුනාගත යුතුය.

Scope of Task : කාර්ය සාධන පරාසය හඳුනාගැනීම - මෙහිදී සිදුවන්නේ හඳුනාගත් අරමුණු, ශක්තීන්, දුර්වලතා, අවස්ථා හා තර්ජන ඇසුරින්, අරමුණු සපුරාගැනීම සඳහා  උපායමාර්ග සාර්ථකව ක්‍රියාත්මක කිරීම සඳහා සිදුකල යුතු වෙනස්කම් අවබෝධකර ගෙන ඒ අනුව සිදුකලයුතු කාර්යයන් නිගමනය කිරීමයි. මෙය කාර්යසාධන පරාසය හඳුනාගැනීම ලෙස අර්ථදැක්වේ.

Strategic Decision Making : උපක්‍රමික තීරණ ගැනීම - කාර්ය සාධන පරාසය අනුව කලින් හඳුනාගත් උපායමාර්ග යලිත් අධ්‍යයනය කොට, සුදුසුම උපායමාර්ග පිලිබඳව තීරණ ගත යුතු අතර ඉන් අණතුරුව සැලස්ම සැකසිය යුතුය.

Implementing the Plan : සැලැස්ම ක්‍රියාත්මක කිරීම - මෙහිදී සැලසුම ප්‍රායෝගිකව ක්‍රියාත්මක කිරීම සඳහා ආයතනයේ විවිධ දෙපාර්ථමේන්තු හා අංශ ඔවුන්ගේ ක්‍රියාකාරී සැලසුම් සකස්කල යුතුය.

Measuring the Effectiveness of the Plan & Control : කාර්යසාධනය මැන බැලීම හා පාලනය - සැලසුම ක්‍රියාත්මක කිරීමෙන් පසු, නිසි කාලපරාස වලදී සැලැස්ම කොතෙක් දුරට සාර්ථකද, අරමුණු කරා ලඟාවීම හා ඒ සඳහා ක්‍රියාත්මක උපායමාර්ග කොතෙක් දුරට සාර්ථකද යනාදිය සොයාබැලිය යුතුය. බොහෝ වාණිජ ආයතන කාර්තුවකට (තෙමසකට ) වරක් මෙය සිදුකරන අතර පාලනය සඳහා සැලැස්ම හා සබැඳුනු අයවැය ප්‍රකාශ (budget statements) උපයෝගීකර ගනී. මෙම විමර්ෂණ වලදී අවශ්‍ය වෙනස් කිරීම් හා සීරුමාරු කිරීම් සිදුකල යුතුය.

Structure of a Plan : කළමණාකරණ සැළසුමක ආකෘතිය

1. දැක්ම
2. මෙහෙවර ප්‍රකාශය
3. පරමාර්ථ
4. අරමුණු
5. ප්‍රතිපත්ති
6. උපායමාර්ග
7. ක්‍රියාමාර්ග
8. නීතිරීති
9. ක්‍රියාකාරි වැඩසටහන්
10. ව්‍යාපෘති

දැක්ම - Vision : සමස්ථ ව්‍යාපාරය අනාගතයේදී අත්පත් කරගන්නට අපේක්ෂාකරන දිගුකාලීන පරමාර්ථ සම්පිංඩණය.

මෙහෙවර ප්‍රකාශය - Mission Statement :  දැක්ම වඩාත් පැහැදිලිකරමින්, ආයතනයේ ඉදිරි ගමන්මග හා අත්පත් කරගැනීමට බලාපොරොත්තු වන අරමුණු පිලිබඳව පැහැදිලි අදහසක් දෙන ප්‍රකාශයකි. මෙහෙවර ප්‍රකාශයේ අඩංගුවන දෑ;

ආයතනය පැවතීමට/බිහිකිරීමට හේතුන් මොනවාද

අත්පත කරගැනීමට බලාපොරොත්තු වන දෑ මොනවාද?

ආයතනික වටිනාකම් මොනවාද?

වැදගත් ඇල්මැති පාර්ශව වලට සලකන්නේ කෙසේද?

මෙහෙවර ප්‍රකාශයක් සකස් කරන විට;

• දැක්ම
• ව්‍යාපාරයේ ස්වභාවය
• වටිනාකම්
• වෙළඳපොල ස්වභාවය / කර්මාණ්තයේ ස්වභාවය
• ඉලක්ක ගණුදෙනුකරුවන් / පාරිභෝගිකයින්
• වර්ධන අපේක්ෂා
• සේවක ප්‍රජාව
• තාක්ෂණය හා තාක්ෂණ නායකත්වය
• පරිසර හිතකාමී බව හා තිරසාර වර්ධනය

යනාදිය පිලිබඳව සැළකිලිමත් විය යූතුය. කෙසේ වෙතත් මේ කරුණු සියල්ලම මෙහෙයුම් ප්‍රකාශයේ දැක්වෙන ආකාරයට එය සකස්කර ගැනීම ප්‍රායෝගිකව අපහසුවේ. එවිට එම මෙහෙයුම් ප්‍රකාශය, ඉහත සාධක වලට අනුගත වන ආකාරය වෙනම විස්තර කිරීම සිදුවේ. බොහෝ විශාල ආයතනවල වෙබ් අඩවියේ About Us  නම් පිටුවේ එම ආයතනයේ දැක්ම, මෙහෙවර ප්‍රකාශය හා එහි විස්තර කිරීම, වටිනාකම් ආදිය දක්වා ඇත.

උදාහරණයක් ලෙස නෙස්ලේ සමාගමේ මෙහෙවර ප්‍රකාශය ඉහත දැක්වේ.

"නෙස්ලේ යනු ලෝකයේ ඉහලම පෝෂණය, සෞඛ්‍යය හා සුවතාවය පිලිබඳ භාණ්ඩ නිෂ්පාදනය කරන සමාගමයි. අපගේ උදෲත පාඨය වන; හොඳ ආහාර - හොඳ ජීවිතයක් යන්නට අනුව, උදෑසන සිට රාත්‍රිය දක්වා විවිධ අවස්ථාවලට ගැලපෙන පෝෂ්‍යදායි, රසවත් ආහාරපාන තේරීම් ලබාදීම අපගේ උත්සාහයයි.."

පරමාර්ථ - Goals : දිගුකාලීන අපේක්ෂාවන් මෙහි දැක්වේ. මේවා මෙහෙවර ප්‍රකාශය ආධාරයෙන් ව්‍යුත්පන්න කරගනු ලැබේ.

ප්‍රතිපත්ති - Policies : අරමුණු ලඟාකර ගැනීමට ස්ථාපනය කරන උපායමාර්ග හා ක්‍රියාමාර්ග සඳහා මගපෙන්වීමක් ප්‍රතිපත්ති වලින් සිදුවේ. උදාහරණයක් ලෙස, පාරිභෝගික ආරක්ෂාව සඳහා හැකි සියල්ල සිදුකිරීම ප්‍රතිපත්තියක් ලෙස ගත හැකි අතර, ආයතනය ක්‍රියාවේ යොදවන උපායමාර්ග හා ක්‍රියාකාරී සැලසුම්, පාරිභෝගිකයින්ගේ ආරක්ෂාව ඉතාමත් වැදගත් ලෙස සළකා ඊට අනුකූලව සකස්කල යුතුය.

අරමුණු - Objectives : වසරක්, දෙකක් වැනි කාළ පරාසයකදී අත්පත් කරගත යුතු දෑ අරමුණු ලෙස සැලැස්මේ දක්වා ඇත. මේවා පරමාර්ථ වලින් උකහා ගැනේ.

උපාය මාර්ග - Strategies  : අරමුණු සාක්ෂාත් කරගැනීම සඳහා කලයුත්තේ කුමක්ද යන්න උපායමාර්ග වල විස්තර කරයි.

ක්‍රියාමාර්ග - Procedures : උපායමාර්ග, ක්‍රියාකාරී වැඩසටහන් බවට පත්කරගැනීම සඳහා ඒවා ස්ථාපනය කිරීම සඳහා සිදුකල යුතු පියවරයන් සමූහය ක්‍රියාමාර්ග ලෙස ගත හැකිය.

නීතිරීති - Rules : ක්‍රියාමාර්ග හා ක්‍රියාකාරි සැළසුම් සකස් කිරීමේදී නොකල යුතුදෑ පැහැදිලිව සටහන් කිරීමේ අවස්ථාව.

ක්‍රියාකාරි වැඩසටහන් - Action Programmes :  ක්‍රියාමාර්ග නිශ්චිට ඉලක්කයක් හෝ ඉලක්ක කිහිපයක් දක්වා සාරාංශ ගත කොට, එම ඉලක්ක ප්‍රායෝගිකව සාක්ෂාත් කරගැනීමට යෙදවිය යුතු සම්පත් හා ඒවා යොදාගන්නා ආකාරය පිලිබඳව සවිස්තර සටහන් ඇති නිෂ්චිත වැඩසටහන් විස්තර.

ව්‍යාපෘති - Projects : සමහර අරමුණු ඉටුකර ගැනීම සඳහා, ගැටලු නිරාකරණය කරගැනීම සඳහා, විශේෂ ව්‍යාපෘති ක්‍රියාත්මක කලයුත්තේය. මේවා නිස්චිත කාලයකදී අරඹා නිශ්චිත කාලයකදී අවසන් වන අතර එම කාලය තුල යම් යම් ඉලක්ක අත්පත් කරගත යුතුය. උදාහරණයක් ලෙස, ආයතනය තුල අලුත් තොරතුරු තාක්ෂණ පද්ධතියක් ස්ථාපනය කිරීමේ ව්‍යාපෘතියක්.

සැලසුම් සකස් කිරීමේදී අනුගමනය කල යුතු මූළධර්ම

• පැහැදිලි හා නිෂ්චිත අරමුණු මත පදනම් වීම.
• කාළ සීමා නිර්ණය කොට තිබීම (පැහැදිලි ආරම්භයක් හා අවසානයක්).
• ප්‍රායෝගිකව ක්‍රියාත්මක කල හැකි වීම.
• නම්‍යශීලී වීම එනම් අවශ්‍යවිට යම් යම් වෙනස්කම් කල හැකිවීම.
• සේවක සේවිකාවන් හට තේරුම් ගත හැකි වීම.
• ප්‍රමුඛත්වය එනම් වෙනත් කළමණාකරන කාර්යයන්ට පෙර සැළසුම් කරණය සිදුවිය යුතු අතර අනෙක් කළමණාකරණ කටයුතු සමග සම්බන්ධ විය යුතුය.
• සියලු කළමණාකරණ මට්ටම් වල සහභාගිත්වයෙන් සැළසුම් සකස් කිරීම හා සැලැස්ම සඳහා ඔවුන්ගේ කැමත්ත හා කැපවීම තහවුරු කරගත යුතුය.
• සැළැස්ම සකස් කිරීමේ හා ක්‍රියාත්මක කිරීමේ පිරිවැයට වඩා එයින් ආයතනයට ලැබෙන ප්‍රතිලාභය වැඩි වීම.

සැලසුම්කරණය වැදගත් ආයතනික ක්‍රියාකාර කමක් ලෙස ඉස්මතුවීමට හේතු

• ගතික පරිසරයේ හා අනාගත අවිනිෂ්චිත තාවයන්ට සාර්ථකව මුහුණ දීමට සැලසුම්කරණය අත්‍යාවශ්‍යය
• සම්පත් උපරිම කාර්යක්ෂම තාවයෙන් යොදාගැනීමට සැලසුම්කරණය අත්‍යාවශ්‍යය
• පාලනය පහසුවීම සඳහා සැලසුමක් තිබිය යුතුය
• අනාගතය පිලිබඳව සිතන්නට අවස්ථාවක් කළමණාකරුවන්ට ලැබේ - බොහෝ මට්ටම් වල කළමණාකරුවන් එදිනෙදා කටයුතු වල නිරත වන අතර අනාගත ගැන සිතිමට ඉස්පාසුවක් නොලබයි.
• අනෙකුත් කළමණාකරණ කාර්යයන්ට මග පෙන්වීම හා සම්බන්ධීකරණය
• ආයතනයේ අඛණ්ඩ පැවැත්ම හා වර්ධනය තහවුරු කරගැනීමට
• වර්තමාන හා අනාගත තරඟකාරිත්වය තහවුරු කරගැනීමට
• ඇල්මැති පාර්ශව දැනුවත් කිරීමට හා දිරිගැන්වීමට

සැළසුම්කරණයේදී පැන නගින ගැටලු හා සීමා

• තොරතුරු - සාර්ථක සැළසුම්කරණයට තොරතුරු අත්‍යාවශ්‍යය. නිවැරදි තොරතුරු ප්‍රමාණවත්ව සපයා ගැනීමට නොහැකිවීමෙන් සැළසුම් අසාර්ථක විය හැකිය
• යල්පැන ගිය දත්ත හා උපනිතීන් මත සැලසුම් සකස්කිරීම
• ආයතනික හැකියාවන් හා ධාරිතාවය ඉක්මවා යන සැලසුම් සකස් කිරීම (සම්පත් සපයා ගැනීමේ හැකියාව, නිෂ්පාදන ධාරිතාවය, මිනිස් බල ධාරිතාවය )
• ප්‍රමාණවත් උනන්දුවකින් හා කැපවීමකින් තොරව සකස් කරන සැළසුම්
• සැළසුම් ක්‍රියාත්මක කිරීමට සහය ලබාගත යුතු කළමණාකරුවන් හා සේවකයින්ගේ සහභාගිත්වයකින් හෝ ඔවුන්ගෙ අදහස් බැහැර කොට සැළසුම් සකස් කිරීම
• සැලසුම් ක්‍රියාත්මක වන අවස්ථාවේදී සේවක සහය ලබාගැනීමට අසමත් වීම
• සැළසුම් ක්‍රියාත්මක වීමේදී ඇතිවිය හැකි ප්‍රායෝගික ගැටලු පිලිබඳව අවධානය යොමු නොකොට සැලසුම් ඒ පරිද්දෙන්ම ක්‍රියාත්මක වනු ඇතැයි උපකල්පණය කිරීම.
• සැලැස්ම සමස්ථ කළමණාකරණ ක්‍රියාවලියට සමෝධානිත (integrated) නොවීම. එනම් සැලස්ම අන් සියලුම කළමණාකරණ ක්‍රියාවලියන්ගෙන් වියුක්තව තිබීම
• සැලසුම්කරණයේ ප්‍රයෝජන ගැන අනවබෝධය හා සැළසුම්කරණය නිෂ්පල ක්‍රියාවක් ලෙස සැළකීම